Lesen Sie weiter und besprechen Sie dieses Thema mit Ihrem Security Officer oder Ihrem Legal Team
Da in den letzten Jahren so viele Unternehmensdaten in die Cloud verlagert wurden, ist es einfacher geworden, die eDiscovery-Prozesse weiter vom EDRM-Modell (Electronic Discovery Reference Model) zu entfernen - bis zu dem Punkt, an dem es immer üblicher wird, Analysen und Suchvorgänge dort durchzuführen, wo die Daten liegen. Angesichts des enormen Datenwachstums in der Welt - von 2 Zettabyte im Jahr 2010 auf heute 120 Zettabyte - ist es für Unternehmen unerlässlich geworden, eine frühzeitige Datenbewertung für eDiscovery an der Quelle durchzuführen, um Zeitpläne und (noch wichtiger) Kosten effektiv zu verwalten.
Die Unternehmenslösung, die vielleicht am besten die grosse Umstellung auf die Cloud verdeutlicht, ist Microsoft 365. Microsoft hat nicht nur seine seit langem beliebten Office-Anwendungen (wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook) in die Cloud verlagert, sondern M365 umfasst auch Anwendungen wie SharePoint und OneDrive für die Dokumentenverwaltung, Teams für die Zusammenarbeit und Web-Meetings. Über Microsoft Purview bietet es sogar Funktionen für das Data Governance und eDiscovery! M365 hat seine Nutzerzahlen zwischen 2018 und 2022 mehr als verdoppelt und hat heute über 345 Millionen Nutzer!
Wollen Sie die eDiscovery-Plattform von M365 für Ihr Unternehmen in Zukunft verwenden oder ist das bereits der Fall? Im Folgenden erfahren Sie, was Sie über die eDiscovery-Funktionen und -Einschränkungen von M365 wissen müssen, um zu entscheiden, ob es Ihre Firmenrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen abdeckt.
Microsofts Purview und eDiscovery
Microsoft Purview ist eine einheitliche Data-Governance-Lösung für die Verwaltung und Kontrolle der Daten Ihres Unternehmens. Purview ist ein Rebranding dessen, was früher als Azure Purview und Microsoft 365 Compliance-Lösungen bekannt war.
Purview bietet auch drei eDiscovery-Lösungen, die ebenfalls umbenannt wurden:
Inhaltssuche: Ermöglicht es Ihnen, in M365-Datenquellen nach Inhalten zu suchen und die Suchergebnisse zu exportieren.
eDiscovery (Standard): Früher als Core eDiscovery (oder E3) bekannt, baut es auf den grundlegenden Such- und Exportfunktionen der Inhaltssuche auf, indem es Ihnen ermöglicht, eDiscovery-Fälle zu erstellen und eDiscovery-Manager bestimmten Fällen zuzuweisen.
eDiscovery (Premium): Früher als Advanced eDiscovery (oder E5) bekannt, baut es auf den bestehenden Funktionen für Fallmanagement, Aufbewahrung, Suche und Export in eDiscovery (Standard) auf, indem es einen durchgängigen Arbeitsablauf zur Identifizierung, Aufbewahrung, Erfassung, Überprüfung, Analyse und zum Export von potenziell relevanten Inhalten bietet.
Obwohl alle drei Lösungen über grundlegende Funktionen verfügen, haben sich die Kunden an ein ausgereiftes Set von eDiscovery-Funktionen gewöhnt - einschliesslich Sorgerechtsverwaltung, Benachrichtigungen über rechtliche Sperrfristen, fortschrittliche Indexierung, Analysen, OCR (Optical Character Recognition), prädiktive Kodierungsmodelle und mehr -, was man von einer eDiscovery-Lösung erwarten kann, welche auf die meisten Fälle ausgelegt ist und somit abdecken kann.
Purview eDiscovery Beschränkungen und Herausforderungen
Aber wenn Sie Purview für eDiscovery verwenden, haben Sie doch alles, was Sie brauchen, oder etwa nicht? Nicht unbedingt. Es gibt mehrere Einschränkungen, die Sie bei der Verwendung von Purview beachten müssen und die sich auf Ihre eDiscovery-Workflows auswirken können:
Indexing Issues
Ich könnte an dieser Stelle aufhören. Es gibt einige Dateien, die Purview einfach nicht indiziert, z. B. Dateien, die zu gross sind, und Dateien mit zu vielen Anhängen. Purview analysiert und indiziert auch nur die ersten 2 Millionen Zeichen eines Dokuments. Wenn es nicht indiziert ist, kann es bei einer Suche nicht abgerufen werden, was bedeutet, dass Sie wichtige Elemente bei einem Rechtsfall nicht finden!
Langsame Indizierung und Suche
Neben anderen Einschränkungen ist auch die Indizierung und Suche langsam. Der maximale erweiterte Indexierungsdurchsatz beträgt 2 GB pro Stunde! Auch die Suchvorgänge verlangsamen sich schnell - eine Suche in 100 Postfächern dauert durchschnittlich 30 Sekunden, während eine Suche in 10.000 Postfächern 4 Minuten pro Suche in Anspruch nimmt. Eine grosse Organisation mit 100.000 Postfächern? 25 Minuten - pro Suche.
Exportieren von Suchergebnissen ist langsam
M365 ist dafür bekannt, den Export von Daten in Load-Balance-Umgebungen zu drosseln, was Ihre Exporte erheblich verlangsamen kann. Was sagt Microsoft dazu? Angenommen, Ihre Suche ist fehlerfrei, dann wird in der Anleitung zur Fehlerbehebung empfohlen, "Suchvorgänge, die eine grosse Anzahl von Ergebnissen liefern, in kleinere Suchvorgänge aufzuteilen". Das ist vielleicht nicht hilfreich, wenn Sie eine Frist einhalten müssen.
Eingeschränkte Unterstützung von Dateitypen
Purview unterstützt ausserdem nur 63 Dateitypen. Das mag viel erscheinen, ist es aber nicht - vor allem, wenn man über die Microsoft-Lösungen hinausgeht.
Keine Überprüfung und Analyse vor Ort
Und schliesslich können Sie mit Purview keine Vor-Ort-Überprüfung und -Analyse durchführen - Sie müssen die Daten zunächst in einen Fall kopieren, was Stunden dauern kann. So viel zu den Vorteilen einer Bewertung der Daten vor Ort!
Schlussfolgerung / Fazit
Wie können Sie also angesichts der Einschränkungen des eDiscovery-Moduls von Microsoft eine frühzeitige Datenbewertung für eDiscovery an der Quelle für M365-Daten durchführen? Verwenden Sie eine Plattform, die wirklich für eDiscovery entwickelt wurde, die M365-Daten umfassender indiziert, die es Ihnen ermöglicht, die Daten zu durchsuchen und die Suchergebnisse schneller zu exportieren, die eine viel grössere Anzahl von Dateitypen unterstützt und die Sie nicht warten lässt, bis Sie die Daten in einen Fall kopieren, um sie zu analysieren.
M365 ist eine hervorragende Unternehmenslösung, sie bietet Anwendungen für eine Vielzahl von Anforderungen und ihre Beliebtheit ist unbestreitbar. Sie sollten jedoch seine eDiscovery-Einschränkungen berücksichtigen und bewerten, bevor Sie in Purview für Ihre eDiscovery-Lösung investieren. Die gute Nachricht ist, Veritas verfügt über hervorragende eDiscovery-Lösung, welche Sie mit dem EDRM-Model und im Rechtsfall unterstützt.
Die Produkte Lösung «Veritas Enterprise Vault» in Kombination mit «Veritas Enterprise Vault Discovery Accelerator», ermöglicht es Ihrem Unternehmen, elektronisch gespeicherte Informationen für rechtliche und investigative Zwecke problemlos zu erfassen, zu prüfen und zu produzieren. Die Lösung bietet ein höheres Mass an Leistung und Effizienz und gibt Compliance-Experten mehr Sicherheit.
Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen
Oliver Forster
Senior Consultant | Product Manager