Deux des solutions les plus courantes sur le marché sont Veritas Enterprise Vault (EV) et Microsoft 365 Purview (anciennement Compliance Center). Alors que les deux outils offrent certaines fonctionnalités dans le domaine de l'archivage des données et de l'eDiscovery, un examen plus approfondi montre qu'Enterprise Vault est une solution plus robuste et plus efficace. Cet article met en évidence les différences entre les deux systèmes et explique pourquoi Enterprise Vault est un meilleur choix pour les utilisateurs finaux.
Indexation : la pierre angulaire d'une solution eDiscovery approfondie et efficace
L'indexation des données est un aspect central dans le choix d'un outil d'archivage. Sans une indexation complète et précise, la recherche d'informations pertinentes dans le cadre d'une procédure juridique se transforme en loterie. Dans ce domaine, Enterprise Vault présente des avantages évidents par rapport à Microsoft 365 Purview.
Selon les données officielles de Microsoft, environ 1% de tous les éléments de messagerie dans Exchange Online ne sont pas indexés ou ne le sont que partiellement. Plus grave encore : environ 12% de tous les fichiers joints - en fonction de leur taille - ne sont pas entièrement indexés. Cela signifie que des preuves importantes ne peuvent pas être trouvées en cas d'urgence. Les fichiers Excel de plus de 4 Mo, par exemple, ne sont pas indexés du tout, et pour chaque fichier, seul un temps très limité est consacré à l'indexation.
Vous trouverez ici les technotes officielles de Microsoft concernant les restrictions :
Partially indexed items in Content Search | Microsoft Learn
Investigating partially indexed items in eDiscovery | Microsoft Learn
Enterprise Vault, en revanche, offre une indexation presque complète. Grâce à sa fonction de reconnaissance optique des caractères (OCR), même les images contenant du texte peuvent être indexées, une fonctionnalité que Microsoft 365 Purview ne propose pas. En outre, EV peut indexer des fichiers jusqu'à 250 Mo, ce qui est un avantage décisif pour les entreprises qui travaillent avec de grandes quantités de fichiers. Cela garantit que toutes les informations pertinentes peuvent être trouvées rapidement et précisément lorsqu'elles sont nécessaires.
Davantage de possibilités de recherche et de flexibilité
Un autre domaine dans lequel Enterprise Vault brille est celui des fonctions de recherche avancées. Microsoft 365 Purview offre certes des fonctions de recherche de base dans le cadre de l'eDiscovery, mais EV va plus loin dans ce domaine. Les possibilités de recherche dans Enterprise Vault sont nettement plus variées et permettent aux utilisateurs de définir des critères de recherche plus spécifiques et plus précis. Il convient de souligner en particulier la possibilité de mettre certains éléments en « attente légale ». Dans Microsoft 365 Purview, en revanche, seule la boîte aux lettres entière peut être placée sous « Legal Hold », ce qui peut entraîner des frais généraux inutiles et une augmentation des coûts.
Enterprise Vault offre en outre la possibilité d'indexer des sources de données en dehors de Microsoft 365. Il s'agit notamment des serveurs SharePoint, des applications SMTP et de plus de 80 autres sources telles que Microsoft Teams, Bloomberg et WhatsApp. Cette polyvalence fait d'EV le choix idéal pour les entreprises à la recherche d'une solution d'archivage complète qui va bien au-delà de l'univers Microsoft.
Conformité et sécurité juridique
La conformité aux exigences légales est essentielle pour de nombreuses entreprises. Dans ce domaine, Enterprise Vault marque également des points par rapport à Microsoft 365 Purview. En raison des lacunes d'indexation déjà mentionnées et des possibilités de recherche limitées, Purview ne répond pas, dans de nombreux cas, aux exigences de conformité strictes que les entreprises doivent imposer à leurs solutions d'archivage. EV, en revanche, offre un archivage fiable et conforme à la législation, qui garantit que toutes les données pertinentes sont saisies de manière complète et correcte.
Rapport coûts/bénéfices
Aujourd'hui plus que jamais, les entreprises font attention aux coûts de leurs solutions informatiques. Alors que Microsoft 365 Purview n'est souvent disponible que sous la licence E5, plus onéreuse, Enterprise Vault offre une solution rentable tout en proposant davantage de fonctionnalités et de meilleures performances. La garantie de conformité légale et les fonctionnalités avancées permettent aux entreprises utilisant EV non seulement d'économiser de l'argent à long terme, mais aussi de minimiser les risques juridiques.
Pourquoi chaque entreprise devrait utiliser Enterprise Vault
En conclusion, Enterprise Vault est supérieur à Microsoft 365 Purview dans presque tous les domaines pertinents. Pour les entreprises qui souhaitent s'appuyer sur une solution d'archivage fiable, complète et conforme à la législation, il n'y a pas d'autre solution que Veritas Enterprise Vault. Les avantages sont évidents :
Indexation complète et précise, même pour les fichiers volumineux et les sources de données complexes.
Fonctions de recherche avancées et possibilité de placer des éléments individuels de manière ciblée sur Legal Hold.
Compatibilité avec de nombreuses sources de données au-delà de l'environnement Microsoft.
Rentabilité grâce à la réduction des coûts de licence et à la garantie de conformité légale.
Dans un monde où la quantité de données numériques croît de manière exponentielle et où les exigences légales sont de plus en plus strictes, une solution d'archivage performante comme Enterprise Vault n'est pas un luxe, mais une nécessité. Toute organisation à la recherche d'une solution à l'épreuve du temps devrait envisager d'intégrer Enterprise Vault dans son infrastructure informatique. Avec Enterprise Vault, les entreprises sont non seulement mieux préparées aux exigences légales, mais elles bénéficient également d'une gestion des données plus efficace qui leur permet d'économiser du temps et des ressources à long terme.