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Étant donné que tant de données d'entreprise ont été déplacées vers le cloud au cours des dernières années, il est devenu plus facile d'éloigner davantage les processus d'eDiscovery du modèle EDRM (Electronic Discovery Reference Model) - au point qu'il devient de plus en plus courant d'effectuer des analyses et des recherches là où se trouvent les données. Compte tenu de l'énorme croissance des données dans le monde - de 2 zettaoctets en 2010 à 120 zettaoctets aujourd'hui - il est devenu essentiel pour les entreprises de procéder à une évaluation précoce des données pour l'eDiscovery à la source, afin de gérer efficacement les calendriers et (plus important encore) les coûts.
La solution d'entreprise qui illustre peut-être le mieux la grande transition vers le cloud est Microsoft 365. Microsoft n'a pas seulement transféré ses applications Office (telles que Word, Excel, PowerPoint et Outlook), populaires depuis longtemps, vers le cloud, mais M365 comprend également des applications telles que SharePoint et OneDrive pour la gestion des documents, Teams pour la collaboration et les réunions en ligne. Via Microsoft Purview, il offre même des fonctions de gouvernance des données et d'eDiscovery ! M365 a plus que doublé son nombre d'utilisateurs entre 2018 et 2022 et compte aujourd'hui plus de 345 millions d'utilisateurs !
Souhaitez-vous utiliser la plate-forme eDiscovery de M365 pour votre entreprise à l'avenir ou est-ce déjà le cas ?
Vous trouverez ci-dessous ce que vous devez savoir sur les fonctionnalités et les restrictions d'eDiscovery de M365 afin de déterminer si elle répond aux politiques et aux exigences légales de votre entreprise.
Microsofts Purview and eDiscovery
Microsoft Purview est une solution de gouvernance de données unifiée pour la gestion et le contrôle des données de votre entreprise. Purview est un rebranding de ce qui était connu auparavant comme Azure Purview et les solutions de conformité Microsoft 365.
Purview propose également trois solutions eDiscovery, qui ont également été rebaptisées
Content search: permet de rechercher du contenu dans les sources de données M365 et d'exporter les résultats de la recherche.
eDiscovery (standard) : anciennement connu sous le nom de Core eDiscovery (ou E3), il s'appuie sur les fonctions de recherche et d'exportation de base de la recherche de contenu en vous permettant de créer des cas eDiscovery et d'attribuer des gestionnaires eDiscovery à des cas spécifiques.
eDiscovery (Premium) : anciennement connu sous le nom d'Advanced eDiscovery (ou E5), il s'appuie sur les fonctions existantes de gestion des cas, de conservation, de recherche et d'exportation d'eDiscovery (Standard) en fournissant un flux de travail continu pour identifier, conserver, capturer, vérifier, analyser et exporter le contenu potentiellement pertinent.
Bien que les trois solutions disposent de fonctions de base, les clients se sont habitués à un ensemble sophistiqué de fonctions d'eDiscovery - y compris la gestion de la garde, les notifications d'embargo légal, l'indexation avancée, l'analyse, l'OCR (reconnaissance optique des caractères), les modèles de codage prédictif et plus encore - ce que l'on peut attendre d'une solution d'eDiscovery conçue pour couvrir la plupart des cas.
Purview eDiscovery Contraintes et défis
Mais si vous utilisez Purview pour eDiscovery, vous avez tout ce qu'il vous faut, n'est-ce pas ? Pas nécessairement. Il y a plusieurs limites à l'utilisation de Purview qui peuvent avoir un impact sur vos flux de travail eDiscovery :
Problèmes d'indexation
Je pourrais m'arrêter là. Il y a certains fichiers que Purview n'indexe tout simplement pas, par exemple les fichiers trop volumineux et les fichiers avec trop de pièces jointes. Purview n'analyse et n'indexe également que les 2 premiers millions de caractères d'un document. S'il n'est pas indexé, il ne pourra pas être récupéré lors d'une recherche, ce qui signifie que vous ne pourrez pas trouver des éléments importants lors d'une affaire juridique !
Indexation et recherche lentes
Parmi les autres restrictions, l'indexation et la recherche sont lentes. Le débit maximal d'indexation avancée est de 2 Go par heure ! Les recherches ralentissent également rapidement - une recherche dans 100 boîtes aux lettres dure en moyenne 30 secondes, tandis qu'une recherche dans 10.000 boîtes aux lettres prend 4 minutes par recherche. Une grande organisation avec 100.000 boîtes aux lettres ? 25 minutes - par recherche.
L'exportation des résultats de recherche est lente
M365 est connu pour ralentir l'exportation des données dans les environnements à charge équilibrée, ce qui peut considérablement ralentir vos exportations. Que dit Microsoft à ce sujet ? En supposant que votre recherche ne comporte aucune erreur, le guide de dépannage recommande de "diviser les recherches qui produisent un grand nombre de résultats en recherches plus petites". Cela peut ne pas être utile si vous avez un délai à respecter.
Prise en charge limitée des types de fichiers
Purview ne prend en outre en charge que 63 types de fichiers. Cela peut sembler beaucoup, mais ce n'est pas le cas - surtout si l'on va au-delà des solutions de Microsoft.
Pas de vérification ni d'analyse sur place
Enfin, Purview ne permet pas de procéder à une vérification et à une analyse sur place - vous devez d'abord copier les données dans un cas, ce qui peut prendre des heures. Voilà pour les avantages d'une évaluation des données sur place !
Conclusion
Alors, compte tenu des limites du module eDiscovery de Microsoft, comment pouvez-vous procéder à une évaluation précoce des données pour l'eDiscovery à la source pour les données M365 ? Utilisez une plate-forme réellement conçue pour l'eDiscovery, qui indexe les données M365 de manière plus complète, qui vous permet de rechercher les données et d'exporter les résultats de recherche plus rapidement, qui prend en charge un nombre beaucoup plus important de types de fichiers et qui ne vous fait pas attendre de copier les données dans un dossier pour les analyser.
M365 est une excellente solution d'entreprise, elle offre des applications pour une multitude de besoins et sa popularité est indéniable. Cependant, vous devriez prendre en compte et évaluer ses limitations en matière d'eDiscovery avant d'investir dans Purview pour votre solution d'eDiscovery. La bonne nouvelle est que Veritas dispose d'une excellente solution d'eDiscovery qui vous soutient avec le modèle EDRM et dans les cas juridiques.
La solution de produits "Veritas Enterprise Vault" en combinaison avec "Veritas Enterprise Vault Discovery Accelerator", permet à votre entreprise de saisir, de vérifier et de produire facilement des informations stockées électroniquement à des fins juridiques et d'investigation. La solution offre un niveau de performance et d'efficacité plus élevé et donne aux professionnels de la conformité plus de sécurité.